Du kennst das Problem: Du aktivierst den E-Mail-Versand in Polarion und deine Kollegen werden mit E-Mails überschwemmt. Binnen kurzem werden die E-Mails ignoriert, weil es zu viele sind und ihre Inhalte nur mit Aufwand differenzierbar.

Der Reminder Email Organizer schafft Abhilfe: Ein Polarion-Nutzer erhält genau eine Erinnerungs-E-Mail pro festgelegtem Wochentag. In dieser E-Mail sind die für ihn als Polarion-Nutzer relevanten Objekte, zum Beispiel Work Items, Live Documents oder Test Runs, nach Kategorien gruppiert, wobei jede Kategorie durch eine Bedingung charakterisiert ist, die zutreffen muss, damit ein Objekt in die E-Mail aufgenommen wird. Die Gruppierung der Objekte nach Kategorien ist weiter untergliedert nach ihrer Herkunft, denn alle Polarion-Projekte im Repository bilden zusammen die Informationsquelle für die Erinnerungs-E-Mail. Kluge Zusammenfassungen machen es dem E-Mail-Empfänger möglich, mit einem Blick die wesentlichen Informationen zu erkennen und den Überblick über die unter Umständen große Zahl der berichteten Objekte zu behalten. Die Zusammenfassungen sind mit Hyperlinks unterlegt, so dass sie per Mausklick zum Beispiel im Polarion Work Item Editor (Tracker) in tabellarische Sichten aufgelöst werden können.

In der Reminder Email Organizer App spezifizierst du beliebig viele sogenannte Kategorien. Jede Kategorie, die du spezifizierst, enthält eine Bedingung, auf Grund deren Erfülltsein der Reminder Email Organizer an die E-Mail-Empfänger berichtet, und einige Felder, in denen du festlegst, wie der Bericht aufgebaut sein soll. 

Die Bedingung formulierst du als Query. Dafür brauchst du keine Programmierkenntnisse. Du "komponierst" die Query ganz einfach mit Polarion-Unterstützung im Query Builder zum Beispiel im Live-Document- oder Work Item Editor, und anschließend kopierst du die erstellte Query in die Zwischenablage. Beispiel:

Anschließend kehrst du zurück zur Reminder Email Organizer App und füllst deren Felder aus:
(1) Gib der neuen Kategorie einen Namen
(2) Füge aus der Zwischenablage deine Query ein
(3) Lege fest, welche Klasse von Polarion-Objekten, genannt Prototype oder Scope, durchsucht werden soll, also Work Item oder Live Document oder Test Run
(4) Wähle die Felder aus, die die Spalten der Berichtstabelle in der Reminder E-Mail bilden sollen
(5) Wähle das Feld aus, nach dessen Inhalten die Berichtstabelle sortiert werden soll

Lege zusätzlich für jede Kategorie die Empfänger und Versandtage der Reminder E-Mails fest, und zwar einfach durch Anklicken der passenden Markierungskästchen.